Умение планировать время - важный скилл, который не прочь прокачать любой более-менее загруженный делами человек. Даже те, кто уже вроде бы овладел такими навыками, постоянно ищут способ еще больше повысить свою продуктивность. Существует много разных способов и стратегий, с помощью которых можно оптимизировать управление временем. Какой из них выбрать - вопрос личных предпочтений. Каким бы ни был этот выбор, существует несколько основных, базовых принципов управления временем, без которых его эффективность невозможна в принципе. Если вы знаете эти принципы и неукоснительно следуете им, это обязательно приведет к значительному повышению эффективности и продуктивности вашей жизни. Эти принципы фундаментальные, но часто оказывается, что люди, работающие в сфере управлениям временем, пренебрегают ими. А ведь тут - как и везде - не усвоив основы, ты никогда не достигнешь поставленных целей.
5 базовых принципов тайм-менеджмента
Нижеизложенный список не претендует на то чтобы быть исчерпывающим. Стремление включить в эту статью всё, сделало бы её слишком обширной. Так что здесь изложены лишь наиболее важные принципы.
1. Иерархия потребностей
Вероятно, вы уже слышали о пирамиде потребностей Маслоу. Она включает базовые потребности, присущие нам, как человеческим существам. Это иллюстрация того, как мы мыслим свою жизнь - мы выстраиваем желания в определенную иерархию, начиная с самых важных.
Как личность, вы обладаете базовыми потребностями, которые должны удовлетворяться. Они включают еду, воду, воздух, одежду, жильё. Если эти потребности не удовлетворены, вам будет крайне сложно сосредоточиться на чем-то важном. Если не верите, попробуйте сходить на важную встречу, будучи очень голодным. Вам не будет хватать энергии, концентрации. Ваши мысли будут целиком поглощены необходимостью утолить голод. Так что вы просто неспособны что-либо делать, пока базовые потребности не будут удовлетворены.
Точно так же у всех нас есть потребность в безопасности, общении, потребность ощущать собственную значимость. Все эти потребности, включая желания, играют значимую роль в повседневной жизни. Когда у человека начинаются проблемы на работе, это, как правило, первые потребности, которыми начинают пренебрегать. В каких-то случаях это не является серьезной проблемой, но если вы постоянно будете отказывать себе в теплом общении с близкими, заботе о самом себе, это скажется на вашем психическом состоянии. Как следствие, ваша производительность пострадает.
Тайм-менеджмент - это умение соблюдать баланс и правильно расставлять приоритеты. Всё не может быть самым важным. Некоторые вещи должны подождать своей очереди, от некоторых дел, пусть даже приятных, придется отказаться, так как они не настолько важны.
Ключевой момент: вы должны расставлять приоритеты в соответствии с важностью, например, самостоятельно определяя, что на данный момент для вас наиболее важно, и работая над этим в первую очередь. Как только вы справились с наиболее важным делом, вы оцениваете оставшиеся и выбираете следующее дело, которому следует уделить внимание.
Если вам интересны продвинутые способы управления временем, вы можете скачать органайзеры для Windows на сайте AnythingToDo.
2. Сперва эффективность, затем активность
Если вы походите на меня, у вас, вероятно, был за последние годы не один менеджер, который проповедовал необходимость активности, деятельности. Активности в том смысле, что вы должны много успевать сделать. Это хорошо, пока вы не начинаете делать ерунду. Если задачи, которые вы решаете, не слишком важны, выполнение большого их количества мало что (если вообще что-то) привносит в вашу жизнь. Правда, которая звучит довольно редко, в том, что лучше выполнить одну важную задачу, чем 100 мелких. Это и есть эффективность - заниматься правильными вещами. Когда вы сделали такое дело, вы можете затем сосредоточиться на увеличении рабочей нагрузки.
Эффективное управление временем является одним из главных принципов тайм-менеджмента. Оно позволяет вам сфокусироваться на выполнении наиболее важной задачи, из всех, которые стоят перед вам на данный момент; используя время и другие ресурсы, находящиеся в вашем распоряжении. Например, если вы устали, настрой на активность говорит вам о том, что нужно взять себя в руки и делать больше.
Настрой на эффективность учитывает тот факт, что вы устали, и поощряет отдых в таком случае (пусть даже вам необходимо немного вздремнуть), с целью восстановить вашу энергию. С такой установкой вы знаете, что отдых позволит вам сделать намного большее количество задач и намного более качественно, чем если бы вы заставляли себя работать находясь в упадке сил. Вы должны успокоиться и немного отдохнуть, понимая, что отдых этот во благо.
Ключевой момент: когда вы сосредоточены на эффективности, каждая минута вашего дня наполнена чем-то важным. Это может быть сон или чтение книги для вашего малыша - но что-то делается, и вы чувствуете себя хорошо, потому что чувствуете, что занимаетесь чем-то важным.
3. Значение для бизнеса
В бизнесе тайм-менеджмент чрезвычайно важен. Он может быть решающим в ситуациях когда вы можете либо удержать, либо потерять клиента, сохранить или потерять место работы. Вы должны понимать, что никто не владеет навыком управления времени в совершенстве, и мы все делаем ошибки, однако эти ошибки должны быть скорее исключением, чем правилом.
Методы управления временем в бизнесе позволят вам уложиться в сроки, найти новых клиентов, открыть новые возможности и заработать больше денег. При грамотном управлении временем возрастет качество выполняемой вами работы.
И это связано с тем, что вы больше не должны торопиться. Вы понимаете, сколько времени потребуется для выполнения задачи, и учитываете это. Когда вы управляете временем эффективно, вы получаете вознаграждение за каждое выполненное задание - в виде ощущения радости и уверенности, связанных с преодоленной трудностью.
Решающим моментом для вашего здоровья является способность отключиться от работы вечером, отложив её до следующего дня.
Ключевой момент: для работы должно быть определенное расписание. Это особенно сложно в современном мире высоких технологий, которые обеспечивают постоянный режим онлайн. Однако если вы стремитесь к благополучию, а не просто к выживанию, это навык, которым необходимо овладеть.
Если вы ведете свой бизнес, вам могут пригодиться программы для ведения проектов.
4. Работа это не всё
Ни мужчина, ни женщина не являются островом. Всем нужна теплота человеческих взаимоотношений. необходимая для ощущения полноты жизни. В жизни много общения - с любимым человеком, детьми, родителями, друзьями. Крайне важно, чтобы вы не воспринимали это общение как простую обязанность, иначе вскоре такие отношения разрушатся.
Перекинуться парой слов с друзьями или родными между деловыми встречами - этого конечно же недостаточно. В этом случае ваш разум больше сосредоточен на работе, а не на общении. Личное времяпровождение с семьей и друзьями также должно быть качественным, как и рабочая деятельность. Где бы вы ни были, вы должны быть там на 100%, например, когда вы находитесь рядом с любимым человеком, он должен получить ваше полное и безраздельное внимание.
Не всегда есть возможность проводить с дорогими людьми много времени, но вы должны быть уверены, что то время, которое вы с ними проводите, будет наивысшего качества. Способность быть в текущем моменте - важнейший и незаменимый навык управления временем.
5. Управление временем повышает мотивацию
Верно и обратное - мотивация к достижению цели вызывает желание более эффективно управлять временем. Тем, кто живет на автопилоте, мотивация не нужна, поэтому если вы отчаянно ищете пути оптимизировать тайм-менеджмент, скорее всего, вы весьма амбициозный человек. Поэтому вместо того чтобы ругать себя за недостатки, радуйтесь возможности улучшить качество своей жизни. Как только вы увидите, как повышается ваша производительность, у вас появится мотивация продолжать использовать инструменты управления временем и совершенствоваться. Вы знаете, что оптимизируя тайм-менеджмент, вы улучшаете качество получаемого результата.
Ключевой момент: управление временем и повышение производительности - процесс бесконечный. Это не что-то, что делается один раз и навсегда. Вы должны последовательно работать и улучшать этот механизм, и это будет давать ощутимые результаты в долгосрочной перспективе.
Дополнительно: использование программ
Важным инструментом, позволяющим облегчить управление временем, являются компьютерные программы. Хорошим примером такой программы послужит AnythingToDo, который сочетает в себе планировщик заданий, менеджер проектов и напоминалку на рабочий стол Windows.
Программа позволит более качественно и эффективно управлять своим временем при работе за компьютером, без необходимости делать записи в блокнотах и постоянно следить за часами.